Ein erfolgreiches Event beginnt nicht erst, wenn die ersten Gäste die Location betreten. Und es endet auch nicht mit dem letzten Programmpunkt.
Die Customer Journey im Eventmanagement beginnt lange vor dem Check-in und wirkt weit über das Event hinaus. Jeder Kontaktpunkt beeinflusst, wie Gäste eine Veranstaltung und damit auch die Marke dahinter wahrnehmen.
Wer die gesamte Reise seiner Gäste durchdenkt, schafft deshalb nicht einfach eine Veranstaltung. Es entsteht ein Erlebnis, das im Kopf bleibt.
Customer Journey im Eventmanagement: Der erste Eindruck entsteht vor dem Event
Die Customer Journey beginnt oft Wochen oder sogar Monate vor der eigentlichen Veranstaltung.
Save-the-Date, Einladung, Registrierung oder erste Informationen zur Anreise sind bereits Teil des Events. Design, Tonalität und Kommunikation vermitteln den Gästen einen ersten Eindruck davon, was sie erwartet.
Ist die Anmeldung unkompliziert? Sind alle wichtigen Informationen schnell zu finden? Wissen die Gäste, wann und wo sie sein müssen?
Was nach kleinen organisatorischen Details klingt, hat großen Einfluss auf das Gesamterlebnis. Eine gute Customer Journey macht es den Gästen von Anfang an einfach.
Interner Link-Tipp: Hier auf einen passenden Beitrag von apart EVENTS & MEDIEN zum Thema [Eventplanung / Eventkonzeption] verlinken.
Anreise und Check-in: Der erste wichtige Touchpoint
Der Veranstaltungstag beginnt aus Sicht der Gäste nicht an der Bühne, sondern häufig schon bei der Anreise.
Parkplätze, Shuttle-Service, Beschilderung und ein reibungsloser Check-in entscheiden darüber, wie entspannt jemand auf einem Event ankommt.
Lange Warteschlangen oder fehlende Informationen können dagegen schnell für Frust sorgen – noch bevor das eigentliche Programm begonnen hat.
Deshalb denken wir bei apart EVENTS & MEDIEN nicht nur über den großen WOW-Moment nach. Auch die vermeintlich kleinen Touchpoints müssen funktionieren.
Eine digitale Registrierung und ein gut organisierter Check-in können beispielsweise dabei helfen, Wartezeiten zu reduzieren und den Einstieg in die Veranstaltung angenehmer zu gestalten.
Externer Link-Tipp: Zum Thema digitale Event-Registrierung kann beispielsweise auf Eventbrite verwiesen werden.
Customer Journey im Eventmanagement: Aus Programmpunkten wird ein Erlebnis
Natürlich bleibt das Event selbst das Herzstück der Customer Journey.
Location, Inszenierung, Catering, Entertainment, Branding und Programm müssen zusammenpassen und eine gemeinsame Geschichte erzählen.
Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Programmpunkte unterzubringen.
Viel wichtiger ist die Frage:
Was sollen die Gäste erleben und mit nach Hause nehmen?
Ein Produktlaunch braucht eine andere Dramaturgie als ein Mitarbeiterevent. Ein Networking-Event funktioniert anders als eine Messe oder ein exklusives Kundenevent.
Ein gutes Eventkonzept richtet deshalb alle Elemente auf ein gemeinsames Ziel aus.
So entstehen nicht einfach einzelne Programmpunkte, sondern ein stimmiges Markenerlebnis.
Die wichtigsten Touchpoints der Customer Journey
Eine erfolgreiche Customer Journey lässt sich entlang verschiedener Kontaktpunkte betrachten:
- Awareness: Der Gast wird auf das Event aufmerksam.
- Einladung: Die Kommunikation weckt Interesse und vermittelt die ersten Erwartungen.
- Registrierung: Die Anmeldung sollte schnell und unkompliziert funktionieren.
- Anreise: Informationen zu Location, Parken, Shuttle und Ablauf geben Sicherheit.
- Check-in: Der erste persönliche Kontakt vor Ort sollte reibungslos funktionieren.
- Event-Erlebnis: Programm, Inszenierung, Catering und Interaktionen schaffen den eigentlichen Erlebnisraum.
- Follow-up: Kommunikation nach dem Event verlängert das Erlebnis und schafft neue Kontaktmöglichkeiten.
Diese Touchpoints sind nicht isoliert zu betrachten. Sie müssen miteinander funktionieren und eine konsistente Geschichte erzählen.
Kleine Details machen den Unterschied
Oft sind es nicht die größten Produktionen, an die sich Gäste später erinnern. Es sind die Details.
Eine persönliche Begrüßung. Eine überraschende Aktivierung. Ein perfekt getimter Shuttle. Ein besonderer Food-Moment. Oder einfach das Gefühl, dass an alles gedacht wurde.
Genau deshalb betrachten wir Events aus Sicht der Gäste.
Wo entstehen Wartezeiten? Wo fehlen Informationen? Wo können wir überraschen? Und an welchem Punkt können wir aus einem guten Moment einen besonderen machen?
Diese Fragen helfen dabei, die Customer Journey gezielt zu optimieren.
Nach dem Event ist die Customer Journey nicht vorbei
Ein Punkt wird bei der Eventplanung besonders häufig unterschätzt: das Danach.
Dabei bietet gerade das Follow-up enormes Potenzial.
Eventfotos, Aftermovies, persönliche Nachrichten, Social-Media-Content oder gezielte Vertriebsmaßnahmen können das Erlebnis verlängern und dafür sorgen, dass eine Veranstaltung auch Tage oder Wochen später noch wirkt.
Aus einem Gast kann ein Kontakt werden. Aus einem Kontakt vielleicht ein Kunde. Und aus einem einmaligen Erlebnis eine langfristige Beziehung.
Deshalb sollte bereits während der Eventplanung feststehen, was nach dem Event passieren soll.
Auch aus Marketingsicht lohnt sich der Blick auf die gesamte Reise. Die Customer Journey beschreibt nicht nur einzelne Kontakte, sondern die Gesamtheit der Erfahrungen, die Menschen mit einer Marke machen.
Externer Link-Tipp: Als weiterführende Ressource eignet sich beispielsweise die Erklärung zur Customer Journey von HubSpot.
Customer Journey mit apart EVENTS & MEDIEN
Für uns bedeutet erfolgreiche Eventplanung, die Veranstaltung aus Sicht der Menschen zu denken, die sie erleben.
Von der ersten Einladung über Anreise und Check-in bis zum eigentlichen Event und dem anschließenden Follow-up betrachten wir die einzelnen Touchpoints als Teil eines großen Ganzen.
Denn ein Event besteht nicht nur aus Bühne, Technik und Catering.
Es besteht aus Momenten.
Und wenn diese Momente perfekt zusammenspielen, entsteht aus einer Veranstaltung ein Erlebnis, das bleibt.
Bereit für eine Customer Journey mit WOW-Effekt?
Ob Corporate Event, Messe, Markeninszenierung oder exklusives Kundenevent: Eine durchdachte Customer Journey sorgt dafür, dass sich ein roter Faden durch das gesamte Erlebnis zieht.
Du möchtest dein nächstes Event aus Sicht deiner Gäste neu denken?
Sag Hi! Gemeinsam entwickeln wir eine Customer Journey, die vom ersten Kontakt bis zum Follow-up begeistert.